INDOC digitaliza, organiza y custodia la gestión documental de tu entidad con cumplimiento total de la normativa colombiana — desde la radicación hasta el archivo histórico.
Las entidades colombianas enfrentan los mismos problemas año tras año. INDOC los resuelve de raíz.
Sin un sistema centralizado, los expedientes físicos se pierden, duplican o deterioran sin trazabilidad.
Los plazos de respuesta vencen sin notificación. Los radicados quedan en limbo sin responsable claro.
La Ley 594/2000 y los acuerdos AGN exigen procesos específicos que sin sistema son casi imposibles de cumplir.
No se sabe quién hizo qué ni cuándo. Imposible responder a entes de control con evidencia concreta.
Foliar expedientes, elaborar FUID, gestionar transferencias — todo a mano, propenso a errores humanos.
Sin Tabla de Retención Documental aplicada, los archivos de gestión, central e histórico carecen de orden.
Pueden operar de forma independiente o integrada en el mismo servidor. Cada uno resuelve una etapa crítica de la gestión documental.
Gestión integral de comunicaciones oficiales. Radicación, asignación, seguimiento y control de tiempos de respuesta.
Gestión del ciclo vital del expediente bajo la Ley 594/2000. Desde el archivo de gestión hasta el histórico.
Las radicaciones de Correspondencia se importan directamente al expediente en Archivo. Cero duplicación de trabajo.
INDOC Archivo implementa el ciclo vital documental definido por la Ley General de Archivos, con transiciones controladas y trazabilidad completa en cada paso.
El expediente se crea, se anexan documentos, se folia y se prepara para transferencia. Estado activo y editable.
El expediente pasa a custodia central. Se mantiene disponible para consulta y préstamos con control de devolución.
Conservación permanente del patrimonio documental. Solo consulta. Baja documental con formato AGN cuando aplica.
Numeración correlativa de folios según Acuerdo AGN 039/2002 sin intervención manual.
Formato Único de Inventario Documental generado con un clic, listo para las transferencias primaria y secundaria.
Generación del documento de control de préstamo y consulta del expediente con registro de cada movimiento.
Proceso de baja documental con formato de eliminación según Acuerdo AGN 004/2013. Estado terminal irreversible.
Diseñado para entidades que necesitan control real, no solo digitalización.
Sistema de perfiles configurable a medida. Define exactamente qué puede ver y hacer cada rol dentro de la plataforma.
Cada acción queda registrada con usuario, fecha y detalle. Trazabilidad completa ante cualquier ente de control.
Soporte nativo para entidades con varias sedes o dependencias geográficamente distribuidas en una única plataforma.
Al subir un documento, el sistema extrae su contenido de texto automáticamente, permitiendo consultarlo y descargarlo de inmediato.
Visualiza cualquier tipo de archivo directamente en el sistema, sin necesidad de descargarlo ni instalar programas adicionales.
Indicadores de gestión, radicados por dependencia, vencimientos y cumplimiento. Auto-refresh inteligente.
Generación de informes y estadísticas sobre la actividad documental, trazabilidad y rendimiento de la gestión.
Integración con el directorio corporativo de la entidad para un inicio de sesión centralizado y seguro.
Nivel de seguridad documental con control de visibilidad. Solo perfiles autorizados acceden a expedientes restringidos.
INDOC fue diseñado desde cero con la regulación colombiana de archivos como base arquitectural, no como requerimiento posterior.
Marco principal. INDOC implementa el ciclo vital documental, las etapas del archivo y las tablas de retención documental (TRD) según esta ley.
La estructura de expedientes, la organización por series y subseries, y las transferencias primarias siguen este acuerdo.
El módulo de foliación automática implementa las reglas de numeración correlativa de folios definidas en este acuerdo.
El Formato Único de Inventario Documental y el proceso de baja documental se generan con los campos y estructura requeridos.
El programa de gestión documental, la política de conservación y el manejo de documentos electrónicos siguen este decreto.
INDOC está listo para entidades públicas y privadas bajo régimen de archivo colombiano.
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